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Den KfW-Zuschuss für die Wärmepumpe zu beantragen ist nicht kompliziert, aber die Reihenfolge muss stimmen. Wer zuerst bestellt und dann den Antrag stellt, bekommt kein Geld. Wer es richtig macht, bekommt 30 bis 70 Prozent der Kosten erstattet. Bei einer typischen Wärmepumpe sind das 8.000 bis 21.000 Euro. Die Bearbeitung dauert aktuell 4 bis 8 Wochen.
Voraussetzungen prüfen
Das Gebäude muss ein Wohngebäude sein (kein Gewerbe), und der Bauantrag muss mindestens 5 Jahre zurückliegen. Neubauten in Neubaugebieten fallen unter ein anderes Programm (KfW 297/298).
Die Wärmepumpe muss auf der BAFA-Förderliste stehen. Dort sind alle Geräte gelistet, die die technischen Mindestanforderungen erfüllen. Die Liste ist online durchsuchbar nach Hersteller und Modell. Wenn dein Installateur ein Gerät vorschlägt, prüf vorher kurz, ob es draufsteht. Die meisten gängigen Geräte sind gelistet, aber eben nicht alle.
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Der Antrag muss vor Maßnahmenbeginn gestellt werden. Maßnahmenbeginn heißt: bevor der Installateur anfängt zu arbeiten. Einen Kostenvoranschlag einholen, ein Angebot unterschreiben oder eine Anzahlung leisten ist erlaubt. Aber sobald Material bestellt wird oder Arbeiten beginnen, ist es zu spät. Einzige Ausnahme: der Liefer- und Leistungsvertrag darf vorher abgeschlossen werden, solange er eine aufschiebende oder auflösende Bedingung enthält, also den Passus, dass der Vertrag nur gilt, wenn die Förderung bewilligt wird.
Du brauchst außerdem einen Energieeffizienz-Experten (dena-gelistet) oder einen in der BAFA-Liste eingetragenen Fachbetrieb, der die Bestätigung zum Antrag (BzA) ausstellt. Die meisten Heizungsbetriebe, die Wärmepumpen einbauen, sind dort gelistet. Falls nicht, muss ein externer Energieberater ran (200 bis 500 Euro, ebenfalls förderfähig).
Schritt 1: Angebot einholen und Vertrag vorbereiten
Mindestens drei Angebote von verschiedenen Installateuren einholen. Das Angebot muss alle förderfähigen Posten einzeln aufschlüsseln: Gerät (Hersteller, Modell, Kältemittel), Peripherie, Installation, Demontage Altanlage, hydraulischer Abgleich. Pauschale Angebote ohne Aufschlüsselung machen Probleme beim Antrag.
Dann ein Angebot auswählen und den Liefer- und Leistungsvertrag abschließen. Die aufschiebende Bedingung muss rein: „Der Vertrag tritt in Kraft unter dem Vorbehalt der Förderzusage durch die KfW.“ Ohne diese Klausel gilt der Vertragsabschluss als Maßnahmenbeginn, und die Förderung ist weg.
Schritt 2: Im KfW-Kundenportal registrieren
Auf meine.kfw.de ein Konto erstellen, falls noch nicht vorhanden. Du brauchst deine Steuer-ID, eine E-Mail-Adresse und ein Ausweisdokument zur Identifizierung. VideoIdent dauert 10 bis 15 Minuten, PostIdent ein paar Tage.
Schritt 3: Bestätigung zum Antrag (BzA) vom Fachbetrieb
Dein Installateur oder Energieberater füllt die BzA im Portal aus. Darin steht: welche Wärmepumpe eingebaut wird, welche Kosten anfallen, welche Fördertatbestände zutreffen (Grundförderung, Klimabonus, Effizienzbonus) und ob die technischen Voraussetzungen erfüllt sind.
Wenn der Installateur das nicht selbst machen kann oder will, einen dena-gelisteten Energieberater beauftragen. Der erstellt die BzA und kümmert sich um die technische Dokumentation. Kosten: 200 bis 500 Euro, ebenfalls förderfähig.
Schritt 4: Antrag im KfW-Portal stellen
Mit der BzA den Förderantrag im Portal ausfüllen: persönliche Daten, Gebäudedaten (Adresse, Baujahr, Wohneinheiten), geplante Maßnahme, förderfähige Kosten, beantragte Boni.
Beim Klimageschwindigkeitsbonus braucht die KfW einen Nachweis, dass die alte Heizung fossil und mindestens 20 Jahre alt ist. Das kann das Typenschild sein, ein Inbetriebnahmeprotokoll oder eine Bescheinigung vom Schornsteinfeger.
Beim Einkommensbonus den Steuerbescheid des zweit- oder drittletzten Jahres hochladen (der niedrigere Wert zählt). Für einen Antrag 2026 also der Bescheid von 2024 oder 2023. Haushaltseinkommen muss unter 40.000 Euro brutto liegen.
Der Effizienzbonus wird automatisch geprüft anhand des Gerätemodells in der BzA (R290, Erdwärme oder Wasser-Wasser). Da musst du nichts extra einreichen.
Antrag absenden. Eingangsbestätigung kommt per E-Mail.
Schritt 5: Warten auf die Zusage
Die Bearbeitungszeit liegt 2026 bei 4 bis 8 Wochen. In der Zwischenzeit darfst du noch nicht mit dem Einbau beginnen. Material bestellen lassen (über den Fachbetrieb) geht, solange die Installation nicht startet.
Die Zusage kommt per Post und per E-Mail. Darin steht der bewilligte Förderbetrag und die Frist, bis wann die Maßnahme abgeschlossen sein muss (in der Regel 36 Monate ab Zusage).
Schritt 6: Wärmepumpe einbauen lassen
Jetzt kann der Installateur loslegen. Die Arbeiten müssen dem entsprechen, was in der BzA steht. Wenn sich das Gerätemodell ändert (zum Beispiel weil das ursprüngliche nicht lieferbar ist), muss die BzA aktualisiert und der KfW gemeldet werden. Nicht einfach stillschweigend ein anderes Gerät einbauen lassen.
Alle Rechnungen aufheben, auch für Nebenarbeiten wie Elektrik, Wanddurchbrüche oder Heizkörpertausch. Nur was auf einer Rechnung steht, kann gefördert werden.
Schritt 7: Verwendungsnachweis einreichen
Nach Abschluss der Arbeiten füllt der Fachbetrieb die Bestätigung nach Durchführung (BnD) im Portal aus. Das ist das Gegenstück zur BzA und bestätigt, dass alles wie geplant eingebaut wurde.
Du lädst die Rechnungen und den Zahlungsnachweis hoch (Kontoauszug oder Überweisungsbeleg). Barzahlung wird nicht akzeptiert. Die Rechnungen müssen auf deinen Namen lauten.
Schritt 8: Zuschuss erhalten
Nach Prüfung des Verwendungsnachweises (2 bis 6 Wochen) wird der Zuschuss überwiesen. Der Betrag ist der bewilligte Fördersatz mal die nachgewiesenen förderfähigen Kosten, maximal auf Basis von 30.000 Euro förderfähigen Kosten pro Wohneinheit.
Fehler, die den Antrag kosten
Am häufigsten: Maßnahmenbeginn vor Antragstellung. Auch eine Anzahlung ohne aufschiebende Bedingung im Vertrag kann als Maßnahmenbeginn gewertet werden. Die Förderung ist dann komplett weg, nicht nur teilweise gekürzt.
Dann: Gerät nicht auf der BAFA-Liste. Die Liste ändert sich regelmäßig, und seit Januar 2026 gelten verschärfte Schall-Grenzwerte. Nicht jedes Modell schafft die.
Auch ein Problem: Fehlende Aufschlüsselung in der Rechnung. Die KfW will jeden Posten einzeln sehen. „Wärmepumpe komplett, 28.000 Euro“ reicht nicht. Gerät, Peripherie, Installation, Demontage, Abgleich müssen getrennt ausgewiesen sein.
Barzahlung ist nicht förderfähig. Auch keine Teilzahlung in bar. Alles per Überweisung.
Und wer nachträglich etwas ändert (anderes Gerät, anderer Installateur, höhere Kosten), muss das der KfW melden. Ohne Meldung riskiert man die Rückforderung des gesamten Zuschusses.
Ergänzungskredit KfW 358/359
Wer den Eigenanteil nicht auf einen Schlag zahlen kann, kann zusätzlich zum Zuschuss einen zinsgünstigen KfW-Kredit beantragen. Bis zu 120.000 Euro pro Wohneinheit, Laufzeit 4 bis 35 Jahre. Bei einem Haushaltseinkommen unter 90.000 Euro gibt es einen Zinsvorteil von rund 1 Prozentpunkt unter Marktzins (Stand 2026). Der Kreditantrag läuft über die Hausbank, nicht direkt über die KfW.
